En erfaren VD-assistent svarar på vad som är viktigast för att få jobbet att fungera?
Alla dessa ”varför”…
Det är ingen idé att fråga massa ”varför”,
om man inte hanterar svaren.
Spindeln i nätet
Jag har under mina tjugo år som processledare mött så många olika företag och organisationer. Det är i stort sett samma mönster vid den första kontakten med företaget. Det är oftast en VD-assistent som hör av sig för att kontrollera om datumet är ledigt och om uppdraget passar för mig. Därefter blir det ofta en träff där vi går igenom agendan, syftet och tidsramarna för eventet.
Vd- assistenten är: ”Spindeln i nätet”, ”problemlösaren” eller ”den som får det att hända”
Många har skrivit böcker om hur företag ska skötas och ledas. Jag vill påstå att bakom alla dessa företagsledare så framträder en annan typ av ledarskap. Den som förverkligar alla målsättningar. Den som får det att hända.
Om ledningsassistenten ska få ihop pusslet krävs ett personligt ledarskap. En klinisk noggrannhet, en perfekt tidsplan, en kontaktlista med uppföljning ner i minsta detalj och nedskrivna överenskommelser. Allt förpackat i en kommunikativ relationskapande ton, stresståligt och i en positiv anda samtidigt som det inte får bli ”mesigt” eller tveksamt. Att verkligen kunna styra ”vänligt men bestämt”
Jag har frågat flera VD-assistenter om vad som är viktigast för att få det att fungera?
Ömsesidig tillit till företaget och VD, total öppenhet och många, många små samtal för att säkerställa att kommunikationen blir rätt. Att det klickar värderingsmässigt och att det är okej att ställa frågor utan att bli nergjord eller bortgjord. Det är så viktigt att få ifrågasätta och att få ta rollen som den utmanande och sanningssägande personen i relationen med VD.
Ledarskapet handlar också om att sätta gränser för privatliv/arbetsliv, annars riskerar man att arbeta jämt. Det är också så viktigt att inte alltid vara den som springer på alla bollar för att vara juste.
Det krävs ett ledarskap byggt på integritet för att hålla över tid.
Våga säga -Nej. När någon ”slarvig medarbetare” försöker lägga över sitt eget ansvar på ledningsassistenten. Många av de skickliga assisterna säger att en stor nyckel är att delegera eller köp in kompetens som är tidsödande eller som kräver onödigt stor kraft.
Ta hjälp, be om hjälp och var ute i god tid innan så att du inte hamnar i en dålig situation för att du ”kan själv” eller ”vill vara duktig”.
Ett annat tips är att använda humor och skratt när saker och ting inte går ens väg. Att inta ett ”befriande perspektiv” när någon bagatell får ta för stor plats i planeringen.
De företag som anställer proffs vet att det lönar sig i längden för vad kostar varje missförstånd? Eller som någon sa: ”Att hyra in ett proffs är dyrt, prova att hyra in en amatör så får du se vad det kostar”.
Ett tips till dig som är VD:
Sköt om din assistent och visa äkta uppskattning. Du blir inte bättre än din assistents förmåga och kompetens.
VD-assistent: Passa på och njut av det du skapat. För detta hade inte hänt om inte du tagit ansvar, att gå från ord till handling. Var stolt över ditt personliga ledarskap!
Att glida på ramar
Ordföranden säger: – Punkt fyra, beslut om sommarpresent till personalen. Har vi några förslag?
Säljchefen svarar: – En gul T-shirt vore väl fint?
Lagerchefen svarar: – Ja, en gul är fint för det får mig att tänka på påsk. Jag älskar påsken med allt godis.
Sekreteraren frågar Lagerchefen: – Vilket godis gillar du mest?
– Gräddkolor är grymt goda, svarar Lagerchefen.
Ekonomichefen säger: – Nej , usch de fastnar bara i tänderna.
Ordföranden avbryter och frågar gänget: – Ska vi köpa gräddkola till personalen?
Säljchefen avbryter och säger: – Vet ni det är bara 24 dagar kvar till sportlovet börjar.
Sekreteraren skrattar till och säger: – Åh vad jag längtar efter skidåkning.
Säljchefen tar fram sin mobil och börjar visa bilder från fjolårets skidsemester i Vemdalen.
Lagerchefen avbryter och frågar: – När är det lunch?
Tankar…
Dina tankar kan få konsekvenser för hur du mår.
Om du mår lite för bra kan du fortsätta att läsa.
Annars kan du hoppa över nästa fyra rader och läsa vidare längre ned.
Tänk på allt du ska hinna med innan nyår. Hur ska du hinna med allt?
Tänk på någon gång du mådde riktigt dåligt och tänk på hur det kändes.
Tänk på allt som kan gå tokigt. På allt negativt som kan hända.
Tänk på någon gång när du tappade ditt självförtroende. Känn efter ordentligt hur dåligt du mådde.
Eller så tänker du på:
En sak i taget.
Tänk på något som gör dig glad och känn efter hur det känns i kroppen.
Tänk på saker som fungerar i samhället.
Tänk på när du klarade av en utmaning du haft och hur det kändes.
Tankar påverkar oss.
Tänk på vad du riktar dina tankar och uppmärksamhet mot.
Vilka tankar får dig att må bra?
(Ett tips kan vara att hoppa över kvällstidningarnas katastrofrubriker, några dagar i veckan)
Räkna till nio.
Chauffören stannar och ställer sin lastbil på tvären mitt på Essingeleden. Det uppstår långa köer och Ilskna medtrafikanter hytter med nävarna och tutar. Det som dom inte vet är att under lastbilen är det ett stort hål som orsakat sex punkteringar för bilister innan dom.
Kan vi vänta lite med nävarna, svordomarna och idiotförklaringarna ett ögonblick?Kan det vara så att det är något som vi inte känner till som pågår?Kan det vara så att det vore bättre att vänta ett ögonblick innan vi ”går igång”?
Någon sa, räkna till 9 när det dyker upp en situation. Oftast har du tid att räkna till 9.Då hinner du tänka efter.
Reflektion och vänlighet behöver vi mer av på vår planet, extra mycket nu.Säg hej, håll upp en dörr eller bjud på ett leende. De många små gesterna, de varma blickarna och alla andra snälla handlingarna du redan vet om.
Vi behöver fler justa ”prickar”.
Var snäll och räkna till nio.
Podd om vår bok.
Kul läsning. ”Digitala föreläsningar fungerar ganska bra”
Allt faller.
Jag kommer ihåg när jag gick i Paris och njöt av miljön. Det lilla caféet på hörnan med de små runda borden. Nästan alla stolar var vända mot gatans puls. Människor satt i vårsolen och kisade mot de härligt värmande strålarna.
Promenaden upp mot Montmartre, den bedårande utsikten i vimlet bland alla människor.
Den fantastiska maten, de underbara vinerna och glädjen över att kunna och få vara med om allt detta.
Människor har skapat denna stad genom att lager på lager, generation efter generation och tid efter tid byggt vidare.
De flesta tidsepoker, har för de flesta medborgare, varit fyllda med oro bara över att få mat och kunna överleva. Ändå har vi satt barn till världen och fortsatt att kämpa.
Ibland har det varit fred, ibland har det varit fria val och ibland har det varit fritt att utrycka sina tankar. Allt som oftast har de korta ögonblicken av lugn och ro utmanats av någon med makt eller av någon farsot. Någon har handlat i guds namn, någon annan för sitt eget namn och en tredje för en ideologis skull.
De svaga och sjuka har alltid blivit mest utsatta i dessa krig, sjukdomar och vedermödor.
Alla dessa maktsökande har tagit sig rätten att agera i enlighet med sina övertygelser.
Jag tittar till på den enorma parken vid Versailles. Jag betraktar slottet med sina förgyllda konstverk. Jag tittar upp på taket i ett av rummen, en enorm målning fylld med små, små detaljer. I dessa salar gick kungen och drottningen precis som många andra härskare i alla andra riken gjort i sina slott. Nu finns det bara kvar bilder av dom i form av målningar.
En del av deras handlingar finns nedtecknade och bevarade medan det mesta är borta.
Det som är gemensamt är att allt faller. Ingen lever för evigt. Inte de, inte jag och inte du.
Just nu pågår ett brutalt övergrepp i Ukraina. En man och hans gelikar har tagit sig rätten att våldföra sig på sina grannar.
Han kommer också att falla en dag. Vilka historier kommer då att berättas om honom?
Vilka kommer att gå omkring på någon gata i framtiden och betrakta någon sevärdhet från vår tid och ställa frågan: -Varför blev det som det blev?
Jag undrar om han också tänker på vad han lämnar efter sig.
Allt faller, så även Putin.
Paradoxer
Den som pratar högst är inte med automatik smartast.
Den som pratar först har inte med automatik bästa lösningen.
Den som ropar om mer struktur är inte alltid den med bäst ordningssinne.
Den som kommer med ”enkla och självklara” lösningar visar sig inte alltid
vara så enkla och självklara.
Den som oftast ber om ursäkt är kanske inte den som verkligen ber om förlåtelse.
Den som pratar om mångfald är kanske den som är mest enfaldig.
Den som vill ha flexibilitet är kanske den mest förändringsobenägna.
Den som påpekar syfte är inte alltid den som själv vet varför den deltar.
Den som ställer flest frågor är inte alltid den som är mest intresserad.
Den som påpekar policys mest är kanske den som oftast är utanför ramarna.
Den som säger ”Vi har inga problem” är ibland den med flest problem.
Den som säger ”Vi har högt i tak här” kanske egentligen menar
”Så länge som alla tycker som jag.”
Den som pratar om att motverka mobbing är kanske den med
de giftigaste kommentarerna.
Den som pratar om rak kommunikation kan ibland vara den som pratar mest skit.